CASOS DE ÉXITO – MODERNIZACIÓN DE CENTRALITAS: En busca de una solución óptima y global
Un Ayuntamiento con el objeto de modernizar unificar y optimizar sus sistemas de comunicaciones por voz aborda, con el soporte de Lean Focus, un proceso de diagnóstico, selección de alternativas, licitación y resolución del concurso
Conscientes de la alta obsolescencia de la mayoría de las centralitas ubicadas en las principales instalaciones, cansados de problemas surgidos por su mantenimiento y necesitados en ofrecer funcionalidades y servicios no cubiertos a todas las sedes, el Ayuntamiento decide llevar a cabo un proyecto de renovación de sus sistemas de comunicaciones por voz.
Después de pedir oferta a diferentes empresas, el Ayuntamiento decide apoyarse en Lean Focus, empresa líder en el sector, con alta experiencia en proyectos similares de consultoría y acostumbrada a trabajar con administraciones públicas.
Con el fin de asegurar que se escoge la solución óptima, ajustada a necesidades actuales y futuras y que se tienen en cuenta todas las alternativas, se decide dividir empezar por una consultoría:
- Fase I: Consultoría sobre situación actual y estudio de soluciones
- Fase II: Licitación de Sistemas de Comunicación por Voz
- Fase III: Apoyo a la resolución del concurso
Situación de partida:
Con el fin de dar mejor solución a trabajadores, ciudadanos y profesionales, el Ayuntamiento ha estado invirtiendo en telecomunicaciones. Por un lado ha ido creando una red corporativa con fibra propia uniendo las principales sedes (12) y conectándose con otras sedes secundarias (23) por fibra (y ADSL) de terceros mediante VPN y MPLS. Adicionalmente hay un conjunto de instalaciones secundarias que si bien muchas disponen de ADSL, FTTH o radioenlace no disponen de conexiones permanente con el nodo central. Por otro lado, el año anterior se cerró el concurso de telecomunicaciones para la telefonía fija, móvil y red de datos, cubriendo tanto en funcionalidades como en coste todas las necesidades.
En relación a los sistemas de comunicación por voz fija la situación no está tan controlada. Si bien es cierto que muchas instalaciones están unidas por el anillo corporativo y que se podría tener una solución integrada, la realidad es que en muchas de ellas aún existen antiguas centralitas, dando lugar a una gran amalgama de tipos de dispositivos, propiedades (propias, renting y del operador) y modelos.
Fase I: Consultoría sobre situación actual y estudio de soluciones
En primer lugar se lleva a cabo un exhaustivo inventario de centralitas, líneas y dispositivos, analizándose cada una de las sedes. Así mismo se recogen las necesidades actuales y futuras de la organización en general y de cada una de las instalaciones, prestando especial atención a la Policía Local como servicio crítico.
Una vez bien caracterizada la situación, se realiza un diagnóstico que se comparte con los responsables del Ayuntamiento. Con el fin de escoger la mejor solución, se aprovecha la sesión para debatir sobre alternativas tecnológicas: centralitas distribuidas, central on premise, soluciones de centralitas del operador sobre tecnología fija o móvil y centralitas en cloud
En base a la solución elegida de centralita en la nube gestionada por un integrador, se detalla el escenario objetivo y se realiza de un gap análisis entre este escenario y solución actual.
En común con los responsables de telecomunicaciones se definen las acciones a realizar, prioridades y plan de trabajo, asegurando el nulo impacto en el servicio.
Fase II: Licitación de Sistemas de Comunicación por Voz
Una vez definidas las funcionalidades básicas a ofertar y la estrategia de licitación, se redacta el pliego técnico, definiendo requerimientos técnicos, dimensionamiento, operaciones, servicio de mantenimiento y SLAs
Así mismo se da soporte en el pliego administrativo definiendo y detallando los criterios de valoración tanto automáticos como de juicio de valor
Una vez lanzada la licitación por el Ayuntamiento, 2 meses después de la entrega del pliego, se responde a preguntas técnicas realizadas por los licitadores
Fase III: Apoyo a la resolución del concurso
Se reciben 6 ofertas de integradores que se analizan exhaustivamente. Se hace una valoración técnica de juicio de valor, puntuándose de forma minuciosa cada uno de los puntos desarrollados. En la obertura del sobre económico se realiza un análisis comparativo de los criterios automáticos de las ofertas. Así mismo se redacta el informe de valoración de adjudicación.
Después de un periodo de implantación, más largo de lo esperado por retirada del mercado de unos de los equipos ofertados, se certifica la solución puesta en marcha, cubriéndose las necesidades esperadas y aprovechando funcionalidades relacionadas con la facilidad de videoconferencia y teletrabajo que en un principio no se habían estimado como críticas.