CASOS DE ÉXITO – ESTRATEGIA GLOBAL, CONTRATACIÓN LOCAL: Ahorrando un 43,4% en Latam
Una expansión en Latinoamérica suele ser de forma escalonada por países, llevando asociado un crecimiento muy fuerte en los primeros años ya sea por incorporaciones, por adquisición de pequeñas empresas locales o por la inestimable ayuda de los expatriados. Durante este primer periodo de expansión el servicio y establecer una apropiada red de telecomunicaciones suele ser prioritario, dejando los costes y la planificación en un segundo plano.
En este caso, si bien los primeros negocios en Latinoamérica habían empezado 20 años atrás, la gran expansión se realizó en la última decada. Con oficinas en Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Honduras, México y Perú y con más de 5.900 líneas de Telefonía Móvil, Fija y Red de Datos nos encontramos con que nuestro cliente tenía 31 operadores y alcanzaba las 1.700 facturas anuales.
En la mayoría de los casos, la contratación de los diferentes servicios de telecomunicaciones se habían ido realizando paulatinamente con el objeto de cubrir las necesidades a medida que iban surgiendo. Sin ningún tipo de planificación, los criterios de selección de operador iban cambiando según las circunstancias: cobertura, compromisos de caudal de datos, rapidez de implantación, subrogación de contratos, ofertas de terminales atractivas, mantenimiento del antiguo operador del nuevo empleado u otros intereses.
Durante las primeras 6 semanas, desde Lean Focus se estuvo solicitando facturas a las oficinas y a operadores e introduciendo su detalle mayoritariamente de forma manual o semimanual (OCR), pues solo se consiguieron facturas en formato electrónico en el 17% de los casos.
Una vez introducidos los servicios y sus tráficos se realizó una caracterización exhaustiva de la muestra que se acompaño con entrevistas con los principales responsables de telefonía de cada país.
Como consecuencia de dicha caracterización y de su análisis, se detectaron oportunidades de optimización a corto plazo, cuya implantación dio lugar a un 9,2% de ahorro inicial, previo a la petición de oferta.
Si bien el objetivo inicial del cliente era hacer una petición de oferta internacional concentrando todo el negocio en dos únicos contratos de Telefonía Móvil y de Telefonía Fija y Red de Datos, finalmente se decidió abrir el alcance tanto a operadores internacionales como locales.
Así mismo se definió una estrategia clara de licitación, estableciéndose criterios globales de contratación con el fin de unificar criterios y simplificar las tareas administrativas. Dentro de dicha estrategia se decidió que las tareas de control, gestión, conformidad de facturas y reclamación de errores se realizarían desde España, aún siendo operadores locales, siguiendo las metodologías y procesos que se estaban haciendo con los operadores nacionales.
Por otro lado, se realizaron reuniones con los responsables de los principales proveedores contratados anteriormente, así como con los operadores clave de cada país.
A la hora de confeccionar el pliego de licitación se tuvo que tener en cuenta las particularidades de cada contrato y de cada país así como los compromisos con los diferentes operadores para cada una de las líneas, sus penalizaciones, las características del mismo servicio en cada país, el funcionamiento de las tarifas planas, los compromisos de cobertura de cada operador, la aplicación de tasas e impuestos, el funcionamiento del tráfico nacional (valorando la existencia de aire en llamadas entrantes) y de roaming o la política de terminales y servicios de reparación.
Meses después del lanzamiento de la petición de oferta y después de varias rondas de negociación se cerraron 3 contratos globales para varios países y se eligieron 9 operadores locales.
Si bien la introducción y las portabilidades se realizaron por país teniendo en cuenta la finalización de cada contrato, en muchos casos salió a cuenta pagar penalizaciones.
Como resultado, además de conseguir un mejor servicio en todos los países se consiguieron ahorros del 34,2% gracias a los nuevos contratos marco.
%
Ahorros conseguidos
- Ahorros por optimización 9,2%
- Ahorros por negociación de contratos 34,2%